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Créer des factures

Quand Sufio crée-t-il des factures ?

Par défaut, les factures sont automatiquement créées par Sufio lorsque des commandes sont passées dans votre boutique Shopify. Cependant, vous avez la possibilité de créer des factures basées sur des conditions uniques pour votre boutique Shopify.

Les factures peuvent également être créées manuellement dans votre compte Sufio à l'aide du bouton Nouvelle facture. Cette fonctionnalité est pratique pour créer des factures pour des commandes qui ne proviennent pas de votre boutique Shopify. Toutefois, il est important de noter que cette action n'entraînera pas la création d'une commande dans votre interface administrateur Shopify.

Sufio génère-t-il des factures pour des commandes effectuées précédemment sur ma boutique Shopify ?

Lorsque vous installez Sufio sur votre boutique Shopify, la première synchronisation créera des factures pour les 5 000 dernières commandes. Ainsi, vous pouvez accéder à vos factures les plus récentes dès l'installation de l'application Sufio.

Toutefois, si des factures doivent être créées pour d'autres commandes, une mise à jour supplémentaire de la resynchronisation peut être planifiée. Pour planifier cette mise à jour, contactez notre équipe du service client pour obtenir de l'aide.

Sufio peut-il créer des factures uniquement pour des commandes spécifiques ?

Sufio crée automatiquement des factures pour chaque commande de votre boutique Shopify. Cependant, il est possible de le configurer pour ne générer des factures que pour des types de commandes spécifiques.Sufio permet également de créer des factures pour les commandes payées, impayées, exécutées ou en gros. Si vous souhaitez modifier le moment où les factures sont générées, prenez contact avec notre équipe du service client. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Si vous recherchez une solution plus avancée, planifiez un appel avec notre équipe du service client pour discuter de vos besoins spécifiques en matière de facturation. Notre équipe collaborera avec vous pour concevoir un workflow efficace pour la création de factures, spécifique à votre entreprise.

Quelles informations les factures de Sufio contiennent-elles ?

Les factures Sufio contiennent toutes les informations nécessaires à la validité et à la conformité d'une facture, pour des ventes B2C ou B2B.

Ces informations peuvent être définies dans votre compte Sufio, ainsi que dans les détails de la commande correspondante dans votre boutique en ligne. Lorsqu'une facture est créée à partir d'une commande dans votre boutique en ligne, Sufio extrait de votre boutique en ligne les informations de facturation et d'expédition de votre client, les informations sur les produits et la répartition totale des prix respectifs, des taxes et des remises éventuelles qui ont été appliquées à la commande.

Est-il possible d'inclure plus d'informations sur mes factures Sufio ?

Sufio peut inclure des informations supplémentaires sur les factures générées pour vous, afin qu'elles correspondent à vos besoins spécifiques. Il peut s'agir d'informations figurant dans les commandes, de données relatives aux clients ou aux produits, ou d'autres éléments qui doivent être ajoutés en fonction de conditions spécifiques.

Nous nous engageons à fournir une expérience de facturation personnalisée. Si vous avez besoin de détails spécifiques sur la facture, veuillez nous en informer et nous ferons de notre mieux pour vous aider.

Quelle sera la séquence de numérotation de mes factures ?

Avec Sufio, vous pouvez choisir si vos factures utiliseront la même séquence de numérotation que les commandes de votre boutique Shopify ou une séquence de numérotation personnalisée.

En sélectionnant la même séquence de numérotation que les numéros de commande, les factures automatisées créées à partir des commandes dans votre interface administrateur Shopify adopteront la même numérotation. Si vous choisissez d'utiliser une séquence de numérotation personnalisée indépendante des numéros de vos commandes dans votre boutique Shopify, les factures suivront alors celle-ci.

Parfois, des préfixes ou des suffixes sont nécessaires pour différencier les commandes provenant de pays ou de clients spécifiques. Ce paramétrage sur le backend de votre compte Sufio est possible grâce à notre puissant workflow d'automatisation. Pour ce faire, veuillez nous en informer et nous ferons de notre mieux pour vous aider.

Est-il possible de créer des factures dans différentes devises avec Sufio ?

Sufio permet de créer des factures dans différentes devises. Sufio et Shopify Payments communiquent ensemble pour générer des factures dans la devise dans laquelle vos clients ont l'habitude de trouver sur votre boutique en ligne, sans aucun effort supplémentaire.

Si vous ne pouvez pas utiliser Shopify Payments en raison de restrictions nationales, optez pour des applications tierces telles que Coin Currency Converter et Currency Converter Plus, qui peuvent être intégrées à Sufio.

Sufio peut-il créer des factures en plusieurs langues ?

Grâce à des intégrations avec un certain nombre d'applications, Sufio peut offrir la possibilité d'afficher automatiquement la langue choisie par votre client sur la boutique. La configuration dépendra de la solution que vous proposez sur votre boutique.

Si j'apporte des modifications aux factures, les commandes dans mon interface administrateur Shopify refléteront-elles ces changements ?

Non, la modification d'une facture dans Sufio ne modifiera pas la commande correspondante dans Shopify.

Si j'apporte des modifications aux commandes dans mon interface administrateur Shopify, les factures refléteront-elles ces changements ?

La mise à jour automatique des factures après modification n'est pas un paramètre par défaut dans Sufio. Cette mesure s'explique par la législation en vigueur dans les pays où se trouvent nos utilisateurs. Toutefois, si vous souhaitez que les mises à jour soient affichées, plusieurs options sont possibles.

Si vous souhaitez que les factures soient mises à jour automatiquement en cas de modification des commandes, contactez notre équipe du service client et nous activerons cette fonctionnalité dans le backend. Si vous préférez mettre à jour les factures individuellement, il vous suffit de cliquer sur le bouton Mettre à jour cette facture dans votre compte Sufio.

Si je crée une facture dans Sufio, une commande sera-t-elle créée dans ma boutique Shopify ?

Non, créer une facture dans votre compte Sufio ne créera pas de commande dans votre boutique en ligne.

Envoyer des factures

Comment Sufio gère-t-il l'envoi des factures ?

Par défaut, Sufio n'envoie pas automatiquement de factures aux clients tant que vous ne le sélectionnez pas manuellement. Notre fonctionnalité d'envoi de factures propose plusieurs options, telles que l'envoi de factures pour des types de commandes spécifiques (payées, non payées, exécutées, en gros ou personnalisées), l'envoi de copies d'e-mails à d'autres destinataires ou l'ajout de pages à vos e-mails.

Sufio vous permet également de modifier le corps du modèle d'e-mail afin de personnaliser votre message et de vous assurer qu'il correspond à votre marque (la modification du modèle d'e-mail est disponible dans le plan Standard ou supérieurs).

De plus, Sufio peut envoyer des e-mails de rappel de facture et des e-mails de remerciement pour favoriser la communication relative aux paiements avec vos clients.

Comment savoir si des e-mails ont été envoyés à mes clients ?

Sufio fournit un statut d'e-mail pour chacune de vos factures. Ce statut est affiché dans la colonne située à côté de votre liste de factures et vous indique si un e-mail a été envoyé avec succès, s'il est en attente ou s'il n'a pas abouti (avec des instructions pour résoudre les problèmes liés aux tentatives infructueuses).

Comment savoir si des e-mails ont été envoyés à mes clients ?

Sufio fournit un statut d'e-mail pour chacune de vos factures. Ce statut est affiché dans la colonne située à côté de votre liste de factures et vous indique si un e-mail a été envoyé avec succès, s'il est en attente ou s'il n'a pas abouti (avec des instructions pour résoudre les problèmes liés aux tentatives infructueuses).

Accepter des paiements

Sufio peut-il prendre en charge les paiements directement à partir de ses factures ?

Actuellement, Sufio peut accepter les paiements par carte de crédit grâce à son intégration avec Stripe. Avec un compte Stripe associé, vos clients ont la possibilité de payer leurs factures directement via Sufio en utilisant leur carte de crédit.

Si un paiement est effectué à l'aide de cette intégration, il vous faudra marquer manuellement la commande concernée comme payée dans votre interface administrateur Shopify.

Cette fonctionnalité peut être utilisée sans frais supplémentaires.

Sufio peut-il envoyer des rappels pour les factures en retard ?

Sufio offre la possibilité d'envoyer automatiquement des rappels pour les factures dont la date d'échéance est dépassée.

Pour activer l'envoi automatisé de rappels :

1. Dans votre compte Sufio, accédez à la page Paramètres → E-mails.
2. Activez l'option Envoyer automatiquement des rappels en cas de factures impayées.
   
3. Cliquez sur le bouton Modifier le modèle pour modifier le modèle d'e-mail Rappel de facture et y inclure des informations supplémentaires.
4. Enregistrez vos modifications.
   

Veuillez noter qu'à l'heure actuelle, Sufio propose seulement l'envoi d'un rappel unique le jour où le paiement est dû. Si nécessaire, il est possible d'envoyer à nouveau le rappel manuellement.

Autres actions

Puis-je télécharger ou imprimer des factures et d'autres documents en volume avec Sufio ?

Sufio vous permet de télécharger ou d'imprimer des factures et autres documents, individuellement ou en volume, à partir de votre compte Sufio.

Pour imprimer ou télécharger des factures :

1. Dans votre compte Sufio, sélectionnez les factures que vous souhaitez imprimer ou télécharger.
2. Cliquez sur le bouton Imprimer ou Télécharger.
3. Toutes les factures sélectionnées seront créées sous forme de fichier PDF.

Si vous imprimez ou téléchargez 10 factures ou plus, un fichier d'archive contenant vos factures PDF sera généré et envoyé à cet e-mail.

Existe-t-il une possibilité d'exporter les données de ma facture ou d'autres documents créés dans Sufio ?

Sufio vous permet d'exporter facilement les données de vos factures dans un seul fichier CSV (valeurs séparées par des virgules).

Un fichier CSV est un fichier de texte brut qui sépare les sections de données par des virgules pour un stockage plus compact. L'avantage est qu'il peut fonctionner avec des logiciels de feuilles de calcul comme Microsoft Excel ou Google Sheets, ce qui permet de transférer des données entre des programmes qui ne sont pas compatibles.

Pour exporter les données de vos documents :

1. Commencez par sélectionner tous les documents que vous souhaitez exporter.
2. Cliquez sur l'option Plus → Exporter dans le menu déroulant.
3. AUn fichier CSV sera téléchargé. Si vous exportez des données pour dix factures ou plus, un fichier CSV sera envoyé à votre adresse e-mail.

Contactez notre équipe du service client si vous avez besoin d'ajouter plus d'informations dans l'exportation, telles que les détails du paiement et autres éléments.

Autres documents

Sufio peut-il fournir un document pour les remboursements ?

Sufio peut créer un document de note de crédit pour les remboursements. Ce document sert de preuve et de trace du remboursement pour vous et votre client. Pour permettre la création et l'envoi automatiques de notes de crédit, contactez notre équipe du service client pour configurer cette option.

Vous pouvez également créer manuellement une note de crédit à partir d'une facture en ouvrant la facture concernée et en cliquant sur Plus → Créer une note de crédit.

Quels autres documents Sufio peut-il fournir ?

Outre les factures et les notes de crédit, Sufio peut également fournir des documents pro forma, des bons de livraison et des devis (les devis sont actuellement disponibles dans notre plan Premium).

Un document pro forma est généralement envoyé à un client avant la livraison de biens ou de services et sert d'information sur le prix que le client paiera.

Un bon de livraison (également appelé bordereau d'expédition) est envoyé avec un colis contenant des produits et comprend la description et la quantité des produits achetés par le client.

Un devis (également appelé estimation) est un document qui liste les prix proposés pour des biens ou des services et qui est envoyé à un client potentiel. En général, l'envoi d'un devis engage le fournisseur sur le prix proposé.

Taxes

Comment Sufio affiche-t-il et calcule-t-il les taxes ?

Lorsqu'une facture est automatiquement créée à partir d'une commande dans votre boutique Shopify, Sufio affiche les taxes qui ont été appliquées à la commande concernée. Pour cette raison, tant que les paramètres de taxe de votre boutique Shopify sont corrects, il n'y a pas d'étapes supplémentaires nécessaires dans votre compte Sufio pour s'assurer de leur inclusion dans les factures et de l'affichage du nom de la taxe et du taux d'imposition corrects.

Lorsque vous créez des factures manuellement dans votre compte Sufio, vous pouvez ajouter manuellement le taux d'imposition nécessaire et Sufio calculera le montant de la taxe pour vous.

Quels sont les paramètres fiscaux de Shopify pour les ventes dans l'Union européenne ?

Le paramétrage des taxes peut être un processus complexe, car chaque boutique peut avoir des exigences spécifiques. Bien que nous ne soyons pas habilités à proposer des conseils fiscaux, nous avons rassemblé une sélection de guides fiscaux pour vous orienter vers la bonne voie.

Les guides fiscaux fournissent un aperçu détaillé des réglementations uniques propres à chaque pays et de leur intégration dans votre boutique Shopify.

Ma boutique vend à des entreprises assujetties à la TVA, ce qui signifie que la TVA ne doit pas leur être facturée. Sufio peut-il nous aider à cet égard ?

En effet, Sufio peut vous fournir un outil d'exonération de la TVA qui peut être placé au sein de votre boutique. Une fois ajouté, cet outil permettra à vos clients d'entrer leur numéro de TVA qui sera validé et marqué comme exonéré de taxe. Dès lors qu'ils ont été marqués comme exonérés de taxe, Shopify supprime les taxes de la commande.

Il y a plusieurs façons de procéder, alors consultez notre guide à ce sujet et déterminez l'option qui vous convient le mieux ou contactez notre équipe du service client si vous avez besoin d'aide.